Corona crisisoverleg: Contact in tijden van corona.

Hoe faciliteer je contacten van bewoners / cliënten?

Nu de toegang voor familie en mantelzorgers niet meer is toegestaan, zal de onrust onder bewoners / cliënten mogelijk toenemen. Hoe ga je om met de vele vragen, de was, en overige activiteiten die normaal in het zorgplan door de mantelzorg werden uitgevoerd. Los nog van de vele telefonische vragen van verontruste familieleden.Niet alle bewoners / cliënten kunnen omgaan met de huidige digitale mogelijkheden.Wat is er nodig om tóch contact te blijven houden met de familie, en wat heeft de organisatie nodig om de vele vragen en extra werkzaamheden te kunnen uitvoeren? Om deze vragen te beantwoorden, hebben wij een checklijst opgesteld en een aantal aandachtspunten benoemd.(zie onderaan de blog).

 Checklijst

Inventariseren

  • Inventariseer wie er binnen de locatie in aanmerking wil komen voor ondersteuning bij het contact maken met de mantelzorgers/familie;
  • Maak een overzicht, wie, wanneer contact wenst, en ook in staat is dit te doen;
  • Inventariseer de communicatiemiddelen (vb. Facetime, skype, telefonisch ed.);
  • Maak een overzichtelijke lijst met afspraken die voor iedere bewoner/client geldt en een aftekenlijst waarop wordt aangegeven wie, wanneer, en op welke wijze contact heeft gehad, zie als voorbeeld het Overzicht communicatie cyclus bewoners/ cliënten.

Inrichten Centraal communicatie punt

  • Stel een centraal communicatiepunt in (telefonisch/online) en communiceer dit met de belanghebbenden. Overleg dit met de afdeling communicatie en ICT. Zij kunnen hierin een ondersteunende rol spelen;
  • In het Centraal communicatie punt zitten medewerkers die de afspraken die worden gemaakt in het overzicht belcyclus hetzij nakomen of bespreken met de zorg. Zij kijken met betrokkenen wat een passende oplossing kan zijn. Zij kunnen de uitvoering op zich nemen om de zorg te ontlasten.
  • Maak een overzicht van medewerkers die hierin kunnen begeleiden. Denk hierbij aan medewerkers die nu vanuit huis werken, de gastvrouwen/gastheren of de toegangsbewakers. Kortom iedereen behalve de directe zorg;
  • Inventariseer de communicatiemiddelen (vb. Facetime, Skype, telefonisch, etc.);
  • Check de adres- en telefoongegevens van de mantelzorgers. En test deze eerst een keer uit.

Overzichten

  • Maak een overzicht per locatie t.a.v. inzet ondersteunende medewerkers, Het Overzicht Personele inzet bij het Centraal communicatie punt. Een voorbeeld zie je in de bijlage. Deze kun je gebruiken en aanpassen.
  • Gebruik het Overzicht communicatie cyclus bewoners en zorg dat dit voor zowel het meldpunt als de zorg centraal beschikbaar is.

Tip: Vanuit een zorginstelling vernamen wij dat de app Inzetrooster gebruikt wordt voor het stroomlijnen van de personele inzet.

Aandachtspunten

  • Zorg voor extra communicatiemiddelen en toebehoren, zoals bijvoorbeeld adapters en doorschakel mogelijkheden. Denk hierbij ook aan Facetime en/of online vergadertools zoals Teams of Skype for business. Betrek indien nodig de afdeling ICT hierbij. Test deze applicaties ook uit met de betrokken mantelzorgers en geef hen eventueel ook de kans om communicatiemiddelen aan te leveren.
  • Zet personeelsleden in die nu thuis zitten en kunnen ondersteunen bij het bellen cq opzetten van online verbindingen met de familieleden/mantelzorgers.
  • Spreek vaste communicatie momenten af. Of stuur concrete vergaderverzoeken.
  • Let wel op! Blijf je afvragen of het leggen van contact meer onrust oplevert of juist zeer rustgevend is. Per persoon ligt dit vaak anders. Vul niet in, maar vraag het, tenzij de cliënt / bewoner niet meer in staat is een reëel antwoord te geven. Maak dit bespreekbaar met de mantelzorg.

Ondersteuning zorgpersoneel

  • Denk na hoe je de zorgmedewerkers op langere termijn kan blijven ondersteunen:
    • Vraag de zorg welke communicatie taken overgedragen kunnen worden aan een Centraal communicatie punt.
    • Ondersteun de zorg bij de communicatie momenten waarbij ze wel betrokken zijn. Bijv. onlinevergadering met de mantelzorg. Zorg voor handleidingen. We kunnen hierbij helpen afhankelijk van het gebruikte systeem.
    • Ondersteuning bij het bespreekbaar maken van contactbeperkingen bij de mantelzorg door tijd gebrek en/of de vraag of contact op afstand een toegevoegde waarde heeft voor de client.
    • Mentale ondersteuning, om te zorgen dat ze hun verhaal kwijt kunnen. Praat over mogelijke schokkende gebeurtenissen die zich hebben afgespeeld, eventuele angst, onzekerheid en / of andere emoties.

Let op: deze crisis gaat lang duren. Extra problemen kunnen ontstaan als de crisis langer duurt dan een paar  weken. Mensen raken vermoeid en informatie moe, ze willen verder zonder gedoe. De kans voor onbegrip wordt dan groter zowel bij personeel, bewoners als mantelzorgers.

Tot slot

  • Blijf communiceren. In deze tijd is dit het belangrijkste,
    • ook al denk je dat het een herhaling is van reeds verstrekte informatie.
    • Beperk je tot alléén de belangrijkste informatie.
    • Denk aan timing en open communicatie.
  • Maak een duidelijk kader van de afspraken, inzet van ondersteuning, tijdspaden en de inzet van communicatiemiddelen en materialen;
  • Maak een aanvalsplan hoe je het zorgpersoneel kan ontzien en in kan zetten;
  • Deel wat je aan het doen bent.

 

Deze blog en de op te vragen materialen zijn onderdeel van ons Corona aanvalsplan dat wij momenteel aanbieden aan al onze klanten. We willen ook andere organisatie de gelegenheid bieden hiervan gebruik te maken.Als je intresse hebt in de ondersteunende materialen stuur ons dan een bericht . Geef aan waar je interessen hebt en wij sturen het zo snel mogelijk naar je toe. Het gaat on onderstaande stukken:

Overzicht Personele inzet bij het Centraal communicatie punt

Overzicht communicatie cyclus bewoners, cliënten

Bijlage| Checklijst randvoorwaarden

Kijk in dit verband ook naar onze andere Blogs met de titel Corona Crisisoverleg.

7 + 14 =

Share This